تابع تصميم نموذج معلومات

7) متطلبات تصميم النموذج الجيد:
يتطلب التصميم الجيد للنموذج المعرفة الدقيقة للهدف أو الأهداف المرجو تحقيقها منه. وحتى يتحقق الهدف من التصميم فإنه يلزم تحديد البيانات والحقائق التي يجب أن يوفرها النموذج بعد تعبئته، ثم تتم صياغة البيانات أو الحقائق أو المعلومات المتوفر على شكل أسئلة توضع في النموذج من أجل الإجابة عليها، آخذين بالاعتبار نوعية الأفراد الذين سيقومون بتعبئة النموذج.

مواصفات النموذج الجيد:

1. وضع عنوان (1سم) للنموذج، وأن يكون واضحاً ومختصراً ويفضل أن يكون في منتصف أعلى الصفحة الأولى.
2. أن يكتب اسم الجهة التي أصدرت النموذج وصفتها في الصفحة الأولى.
3. أن يتم تحديد وتسجيل الهدف من النموذج.
4. أن يتم كتابة وتوضيح طريقة تعبئة النموذج.
5. أن تكون فقرات النموذج واضحة ومحددة.
6. أن تكون فقرات النموذج قليلة ما أمكن.
7. أن تنظم الأسئلة في مجموعات متجانسة.
8. أن تكتب الأسئلة المفتوحة في نهاية كل مجموعة متجانسة أو في نهاية النموذج.
9. أن يغطي النموذج جميع أطراف الموضوع المراد جمع البيانات حوله.
10. ترقيم النموذج.
11. يجب أن يوفر النموذج أسهل الطرق لاستخدام محتوياته وتوثيقها واسترجاعها.
12. جودة الطباعة ووضوحها.
13. يجب أن تكون المساحات المخصصة للأجوبة كافية.
14. من الضروري تحديد طريقة تعبئة النموذج، آلية أو يدوية.
15. تجربة النموذج قبل استخدامه يعطي فرصة لإنتاج نموذج بمواصفات أكثر جودة.
16. أن يصمم النموذج بشكل جذاب.
17. توضيح طريقة استثمار وتوظيف البيانات التي يتم تعبئتها.

9) خطوات تصميم النموذج:
التصميم الجيد للنموذج يمر في ثمانية مراحل هي:
التخطيط، وتحديد البيانات أو المعلومات، وتخيل النموذج ووضع مسودة له، وطباعته، وتسجيله، والمتابعة والتقييم.

أ. التخطيط:

تعتبر مرحلة التخطيط لإصدار النموذج أولى خطوات تصميم النموذج الجيد.
وحتى تكون عملية التخطيط سليمة يجب أن يتم الإجابة على الأسئلة التالية:
1. ما هي حاجتنا بالتحديد من هذا النموذج؟
2. ما هي الفائدة المتوقعة من استخدامه؟
3. ما هي المواصفات التي يجب أن يراعيها التصميم؟
4. ما هي خصائص الأفراد الذين سيقومون بتعبئة؟
5. كم عدد النسخ اللازمة؟
6. هل جميع المستلزمات الفنية، من حيث الطباعة والتنسيق والإخراج متوفرة لإصدار النموذج؟
7. هل التمويل اللازم متوفر؟
8. ما هي أفضل الطرق لتفريغ النموذج من محتوياته؟
9. ما هي الطرق التي سيتم بها الاستفادة من محتوياته؟
10. كيف ستضمن عدم الوقوع في الأخطاء أثناء التصميم؟

ب. تحديد البيانات أو المعلومات المتوفرة والمطلوبة.
من أجل مزيد من الدقة في تحديد البيانات المطلوب توفيرها من استخدام النموذج، يجب الإجابة على الأسئلة التالية:-
1- ما هي البيانات التي يجب أن تشكل أسئلة النموذج؟
2- ما هي أبسط الطرق لتعبئة النموذج؟
3- ما هي أبسط الطرق لجعل النموذج سهل الإدراك والاستيعاب قابل للتفاعل معه من قبل تعبئته؟
4- كيف يكون النموذج جيد المظهر وجذاب؟

ج. تخيل النموذج:
تعتبر عملية تخيل النموذج عملية ذهنية أساسية تسبق عملية وضع المسودة، ولكنها في الوقت نفسه غير منفصلة عن البدء في وضع المسودة، فوضع المسودة الأولى هي ناتجة عن تخيل النموذج، وكلما تخيلت النموذج بشكل أفضل كلما طورنا المسودة حتى يصبح النموذج جاهزاً للعمل.
وحتى نساعدك على عملية التخيل من الضروري أن تكون الأسئلة التالية والأجوبة عليها دائمة الحضور في ذهنك حتى إنجاز تصميم جيد للنموذج المرغوب إصداره.

1- ما هي مكونات النموذج؟
2- كيف سيتم استثمار النموذج بعد تعبئته؟
3- ما هي خصائص الأفراد الذين سيتعاملون مع النموذج؟

إن الإجابة على الأسئلة الثلاثة أعلاه مهمة جداً، حيث ستتخيل سعة الفراغات التي تتلاءم والطريقة التي سيتم تعبئة النموذج بها، وحجم البيانات المتوقع كتابتها، وستتخيل كيفية تفريغ النموذج، والسيطرة على محتوياته، والاستفادة منها، ومراقبتها.
إن التخيل الجيد لقدرات الأفراد الذين سيتعاملون مع النموذج ستعطيك فرصة أكبر لوضع إرشادات مناسبة، وتصميم نموذج جذاب، ويجعلك تفكر في وضع صور مثلاً. بكل الأحوال إن عملية التخيل هي أولى خطوات التفكير المنطقي الصحيح لتصور وإخراج النموذج ووضع مسودته الأولى وتطويرها.

د. تحضير مسودة النموذج:

من المفيد التذكير أن المسودة الأولى للنموذج، يجب أن تتضمن، اسم الجهة المصدرة للنموذج، ونطاق عمل النموذج، واسمه، ورقمه، وتعليمات أو إرشادات تعبئته إذا لزم الأمر، وكذلك القوانين أو الأوامر أو الأهداف التي استند إليها مصمم النموذج.
بالضرورة يجب أن تشمل المسودة الأولى، المعلومات الأساسية، والمعلومات الفرعية، أي الأسئلة الرئيسية وفروعها. وكيفية تسليم النموذج إلى الجهة التي أصدرته، إذا كان النموذج أرسل إليهم بالبريد. ويجب أن يسأل مصمم النموذج نفسه الأسئلة التالية قبل إرسال النموذج إلى المطبعة أو الكمبيوتر:-
هل بالإمكان تحسين المسودة الأولى لتكون أكثر كفاءة؟
هل هذا النموذج سيتم تعبئته باليد أو طباعة؟
كيف سيتم حفظ هذا النموذج بعد تعبئته؟
كم عدد النسخ المطلوب طباعتها؟
هـ. إرساله إلى الطباعة:

يجب الحصول على نسخة من النموذج بعد طباعتها وقبل طباعة الإعداد المطلوبة لمراجعته وإخضاعه للتجربة وتطويره.

و. تجربة النموذج:
وهذه المرحلة يتم فيها التعرف على صلاحية النموذج، وكفاءته، وعرضه على الجهات المسؤولة قبل طباعة العدد المطلوب منه.

ز. تسجيل النموذج:
وتشمل هذه المرحلة توثيق كافة مراحل إعداد النموذج، وذلك لتسهيل عملية تطويره مستقبلاً.

ح. المتابعة والتقييم:
نعتبر المتابعة أحد عمليات الرقابة على النموذج، وهي تهدف إلى التأكد من ضرورة النموذج، وكفاءته، ودقة تصميمه، وصحة محتوياته ومتابعة أية ملاحظات عليه.
إن عملية المتابعة كأحد أشكال الرقابة تعطي مصمم النموذج القدرة على تقويمه إذا لزم الأمر.

ط. تطوير النموذج:
يحتاج أي نموذج إلى تطوير، ويعتمد تطويره أساساً على التغذية الراجعة من الجهات صاحبة الاختصاص، وملاحظات المتابعة والرقابة.

10) الخلاصة:
تعتبر النماذج إحدى أدوات العمل الهام في كافة المجالات وإتقان تصميمها أصبح من المهارات اللازمة والضرورية لكافة الاختصا