المصطلحات Terminolog الخاصه بتخزين البيانات ais

المصطلحاتTerminology ( الخاصه بتخزين البيانات في نظم المعلومات المحاسبيه )

دفتر الاستاذLedger

هو ملف يستخدم لتخزين المعلومات المتراكمه عن المصادر و الوكلاء و نحن عادة نستخدم كلمة دقتر الاستاذ Ledger لوصف يطلق على الحسابات T accounts . ال T accounts هي حيث نحفظ مجرى رصيد أول المده و الزياده و النقص و رصيد أخر المده لكل أصل و التزام و حقوق الملكيه و الايرادات و المصروفات و الربح و الخساره و حساب التوزيعات

الاستاذ العامGeneral ledger

هو ملخص ( أجماليات ) لمعلومات كامل الحسابات. و عليه فأن التفاصيل غير موجوده في هذا الملف

مثال : - أفترض أن XYZ لها ثلاثة عملاء هم A مدين بمبلغ 100 B مدين بمبلغ 200 و C مدين بمبلغ 300 .

فأن الرصيد في حساب العملاء في الاستاذ العام هو 600 و لكن لا يمكنك معرفة كم عميل مدين من هذا الملف ( الاستاذ العام ) فالتفاصيل ليست هنا

الاستاذ المساعدSubsidiary ledger

يحتوي على تفاصيل مرتبطة بالحسابات الموجوده بدفتر الاستاذ العام . فالاستاذ المساعد لحسابات العملاء سوف يحتوي ثلاث حسابات منفصله حساب منفصل لكل عميل A مدين بمبلغ 100 B مدين بمبلغ 200 و C مدين بمبلغ 300 .

أن حسابات دفتر الاستاذ العام المرتبطه تدعى ( حسابات رقابه ) حيث أن مجموع أرصدة الحسابات في دفتر الاستاذ المساعد يجب أن تساوي الرصيد في حساب الرقابه في دفتر الاستاذ العام

تقنية الترميز / فنية الترقيم أو ( الكود )Coding techniques

الترميز Coding – هي طريقة نظاميه بتحديد أرقام أو حروف لبنود البيانات للمساعده في تصنيفها و تنظيمها. و هنالك العديد من أنواع الترميز و التي تتضمن :

1. كود المتسلسل Sequence codes

2. كود الشرائح Block Codes

3. كود المجموعات Group Code

الترميز المتسلسل Sequence codes

نظام للترميز يستخدم الارقام المتسلسله والتأكد من عدم وجود الفجوات ( فجوه بالتسلسلل ) حيث أن ذلك يحقق :

1. ضمان أن جميع البنود أو العناصر قد تم التعامل معها أو المحاسبه عليها

2. عدم وجود أزدواجيه للعناصر أو البنود التي يتم التعامل معها أو المحاسبه عليها نتيجة عدم وجود أزدواجيه في الترقيم. الامر الذي يشير الى عدم وجود خطاء أو غش

ترميز الشرائح Block Codes

نظام للترميز يستخدم شرائح من الارقام المتسلسله بحيث كل شريحه تكون خاصه بصنف معين من البنود

ترميز المجموعات Group Codes

نظام للترميز يستخدم خانتين فرعيتين أو أكثر لترميز البند حيث يكون لهذه الخانات مفاهيم تصنيفيه متعلقه بالبند

و عادة يستخدم كود المجموعات في ترقيم حسابات دفتر الاستاذ العام و الذي يجب أن يتم مراعاة الامور التاليه في أعداد هذا النوع من الكود

1. توافق نظام الترميز مع الهدف من أستخدامانه و هو تلبية أحتياجات المستخدمين

2. توفير مجال كافي لنمو الحسابات التي قد تظهر لاحقا

3. تبسيط الكود قدر الامكان بما يحقق :

a. تقليل الكلفه

b. سهولة تذكره و حفظه

c. تقبل المستخدمين له

4. ملائمة و أنسجام الكود مع كل من :

a. الهيكل التنظيمي للنظمه

b. الوحدات التقسيميه الاخرى للمنظمه

دليل الحساباتchart of accounts

هو قائمه بجميع الحسابات الموجوده بدفتر الاستاذ العام المستخدم في المنظمه و الذي عادة ما تستخدم نظام المجموعات لترميزها و يكون فيها :

§ المقطع الاول من الكود يحدد نوع الحساب الرئيسي ( اصول خصوم أيرادات مصروفات .. )

§ المقطع الثاني من الكود يحدد نوع الحساب الفرعي الرئيسي مثل ( أصول متداوله أصول ثابته .. )

§ المقطع الثالث من الكود يحدد الحساب المحدد مثل ( مدينون مخزون أوراق قبض .... )

§ المقطع الرابع منالكود يحدد الحساب الفرعي مثل ( حساب عميل معين /أسم العميل ...... )

أن هيكلية هذا الدليل من المواضيع الهامه في نظم المعلومات المحاسبيه حيث أنه يجب أن يحوي تفصيلات كافيه لتفي بأحتياجات المنظمه.

دفتر اليوميه journal

هو السجل الاول الذي تسجل به العمليات في الانظمه التقليلديه و أنواعها هي :

اليوميه العامه : و تستخدم لتسجيل العمليات : general journal

1. غير الروتينيه ( مدفوعاتالقروض )

2. ملخص العمليات الروتينيه Summaries of routine transactions

3. قيود التسويات Adjusting entries

4. قيود الاغلاق Closing entries

اليوميه الخاصه: و تستخدم لتسجيل العمليات الروتينيه و أكثرها شيوعا هي : special journal

1. يومية المقبوضات النقديهCash receipts

2. يومية المدفوعات النقديه Cash disbursements

3. يومية المبيعات الاجله Credit sales

4. يومية المشتريات الاجله Credit purchases

تعقب الاثر Audit Trail : أحتواء النظام على المراجع البريديه و أرقام المستندات يمكن المراجعه من تتبع العمليه من بدايتها لنهايتها أو العكس من النهايه للبدايه للتأكد من سلامة التسجيل في دفتر اليوميه و الترحيل لدفتر الاستاذ

لك جزيل الشكر أخ عبد الرحمن

معلومات في غاية الاهمية لطلاب النظم المحاسبية

و تمثل تمهيد مثالي لمساق AIS1

يعطيك الف عافية ...
تقبل اجمل تحية ...

مشكورعلى المرور الرائع أخ صالح